Conditions générales de vente

Les présentes conditions régissent la mise à disposition des suites Mastery et MasteryPro par MCP Soft Connect SRL, dont le siège social est établi chaussée de Nivelles, 133 à 7181 Arquennes (Seneffe), en Belgique, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0696.992.015 (TVA BE 0696.992.015), représentée par Madame Christina Piscitello, administrateur, joignable à l’adresse info@mastery-pro.be et au +32 (0) 492 02 43 03, ci-après « l’Éditeur ».

Elles s’appliquent à toute personne physique ou morale qui souscrit un abonnement à titre professionnel, ci-après « le Client ». MCP Soft Connect SRL est seule éditrice des suites Mastery et MasteryPro et seule cocontractante du Client.

Article 1. Champ d’application

1.1. Les présentes conditions s’appliquent à tout abonnement aux modules My.invoices, My.files et My.accounting et au Pack Commerce, ainsi qu’à la période d’essai.

1.2. Les modules sont accessibles en ligne. Aucune licence n’est cédée et aucun logiciel n’est installé chez le Client, hormis les périphériques éventuels du Pack Commerce.

1.3. Les abonnements sont réservés aux professionnels. Les présentes conditions ne régissent aucune relation avec un consommateur.

1.4. Les présentes conditions prévalent sur les conditions d’achat du Client. En cas de contradiction, le devis signé prévaut sur l’annexe 1, qui prévaut sur les présentes conditions.

Article 2. Définitions

Plateforme : l’ensemble technique par lequel l’Éditeur met les modules à disposition.

Formule : un ensemble de modules, de fonctionnalités et d’utilisateurs faisant l’objet d’un prix propre.

Utilisateur : une personne physique disposant d’un accès nominatif au compte du Client.

Cabinet : un cabinet d’expertise comptable qui souscrit pour sa propre production et peut ouvrir des accès à ses clients.

Client Final : l’entreprise dont l’accès est ouvert par un Cabinet, sans abonnement propre auprès de l’Éditeur.

Données du Client : les documents déposés par le Client ou ses Utilisateurs et les données établies au moyen de la plateforme.

Jour ouvrable : tout jour autre que le samedi, le dimanche et les jours fériés légaux en Belgique.

Article 3. Essai et souscription

3.1. Toute souscription débute par un essai gratuit de sept jours calendrier, sans carte bancaire. L’Éditeur ouvre l’accès d’essai dans un délai d’un jour ouvrable à compter de la demande.

3.2. À l’issue de l’essai, le Client choisit sa formule. Aucune somme n’est due avant ce choix. À défaut de choix, l’accès est clôturé et les données déposées sont supprimées trente jours plus tard ; le Client peut en demander la restitution dans ce délai.

3.3. Le Client accepte les présentes conditions en cochant la case prévue lors de sa demande d’accès ou en signant le devis qui y renvoie. Elles restent consultables en permanence sur le site. L’Éditeur conserve la version acceptée et sa date, et en délivre copie sur demande.

Article 4. Formules et prix

4.1. Les formules et leurs prix hors TVA sont les suivants.

4.2. La TVA est facturée au taux en vigueur au jour de la facturation. Le périmètre de chaque formule est celui publié sur la page Tarifs du site au jour de la souscription. Aucune fonctionnalité comprise dans une formule n’est facturée à l’unité, au document ou au dossier.

4.3. Le Pack Management comprend dix factures par mois. Un dépassement occasionnel n’est pas facturé. En cas de dépassement régulier, l’Éditeur propose au Client le passage au Pack Business, sans effet rétroactif.

4.4. Le Pack Commerce et l’offre destinée aux Cabinets font l’objet d’un devis qui en fixe le prix, le périmètre et la durée.

4.5. Le prix est révisé une fois par an, à la date anniversaire de la souscription, selon la formule P = P0 × (0,20 + 0,80 × S / S0), où P0 est le prix avant révision, S l’indice de référence du coût salarial Agoria Digital du mois précédant la révision et S0 le même indice du mois précédant la souscription ou la dernière révision. Conformément à l’article 57 de la loi du 30 mars 1976, vingt pour cent du prix restent fixes.

4.6. Toute révision est notifiée au Client au moins deux mois avant sa prise d’effet. Le Client qui la refuse peut résilier sans frais avant cette date ; la part d’abonnement payée et non courue lui est alors remboursée.

Article 5. Mise en route

5.1. La mise en route comprend la configuration, l’installation, une heure de prise en main et la reprise des listes de clients et d’articles du Client, que celui-ci importe lui-même ou confie à l’Éditeur.

5.2. Elle est facturée 75 € hors TVA, une seule fois, pour le Pack My.files et le Pack Management, et comprise à partir du Pack Business. Elle intervient après le choix de la formule et suppose la collaboration du Client.

Article 6. Facturation et paiement

6.1. La facturation est anticipative, mensuelle ou annuelle selon la formule. Les factures sont payables dans les trente jours de leur date d’émission.

6.2. Tout montant impayé à l’échéance produit de plein droit et sans mise en demeure les intérêts prévus par la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales, ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 40 €.

6.3. Après une mise en demeure restée sans effet pendant quinze jours, l’Éditeur peut suspendre l’accès. Pendant la suspension, les Données du Client restent conservées et restituables.

6.4. Toute contestation d’une facture est adressée par écrit à info@mastery-pro.be dans les trente jours de sa réception.

Article 7. Durée et résiliation

7.1. L’abonnement est conclu pour un mois (Pack Business et Pack Business +), pour un an (Pack My.files et Pack Management) ou pour la durée fixée au devis (Pack Commerce et Cabinets). Il se renouvelle tacitement pour une durée identique.

7.2. Un abonnement mensuel est résiliable à tout moment, avec effet à la fin du mois en cours. Un abonnement annuel ou fixé par devis est résiliable pour son échéance, moyennant un préavis d’un mois. La résiliation est notifiée par courriel à info@mastery-pro.be ou par courrier recommandé.

7.3. Le passage à une formule supérieure prend effet immédiatement et est facturé au prorata. Le passage à une formule inférieure prend effet à l’échéance de la période en cours.

7.4. Les sommes facturées pour une période entamée ne sont pas remboursées, sauf disposition contraire des présentes conditions.

7.5. Chaque partie peut résilier l’abonnement pour manquement grave de l’autre, après une mise en demeure restée sans effet pendant quinze jours. En cas de manquement grave de l’Éditeur, la part d’abonnement payée et non courue est remboursée.

Article 8. Engagements de l’Éditeur

8.1. L’Éditeur fournit les modules dans l’état de leurs fonctionnalités publiées et les tient à jour selon le calendrier fiscal et comptable belge, notamment pour la déclaration à l’impôt des sociétés.

8.2. Le support est assuré en français, par courriel, les jours ouvrables, par l’équipe qui édite les modules. L’Éditeur vise une première réponse dans un délai d’un jour ouvrable.

8.3. L’Éditeur met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer l’accessibilité de la plateforme et la sauvegarde des Données du Client. Les maintenances planifiées sont annoncées au moins quarante-huit heures à l’avance et programmées, dans la mesure du possible, en dehors des heures de bureau. Une intervention urgente de sécurité peut être immédiate.

8.4. L’Éditeur peut faire évoluer les modules. Il ne supprime pas une fonctionnalité substantielle de la formule du Client sans lui offrir une solution équivalente ou la faculté de résilier sans frais, moyennant un préavis de deux mois.

Article 9. Obligations du Client

9.1. Le Client fournit des informations exactes et préserve la confidentialité des identifiants de ses Utilisateurs. Les accès sont nominatifs et respectent le nombre d’utilisateurs de sa formule.

9.2. Le Client est seul responsable du contenu qu’il dépose ou établit au moyen de la plateforme et de sa conformité à ses obligations comptables, fiscales et sociales. La plateforme ne remplace ni son jugement ni celui de son expert-comptable.

9.3. Le Client s’abstient de tout usage portant atteinte au fonctionnement ou à la sécurité de la plateforme, de contourner les limites de sa formule et de mettre les modules à la disposition de tiers.

Article 10. Réception Peppol

10.1. La plateforme est raccordée au réseau Peppol par un point d’accès certifié, pour l’émission et la réception de documents structurés. L’enregistrement en réception se fait sur le numéro d’entreprise du Client.

10.2. Le réseau n’admet qu’un prestataire de réception par numéro d’entreprise. Le Client se désinscrit au préalable auprès de son prestataire précédent, avec l’aide de l’Éditeur, et n’en enregistre aucun autre pendant l’abonnement. L’Éditeur notifie au Client la date effective de son enregistrement ; jusqu’à cette date, la réception relève du prestataire précédent.

10.3. À la fin de l’abonnement, l’Éditeur procède à la désinscription dans les sept jours ou à la date convenue avec le Client.

10.4. L’Éditeur ne répond pas des documents qu’un tiers n’a pas émis ou a mal adressés, ni de ceux que le réseau n’a pas acheminés pour une cause qui ne lui est pas imputable. Il répond de son point d’accès Peppol comme de lui-même.

Article 11. Données du Client et réversibilité

11.1. Le Client reste propriétaire des Données du Client. L’Éditeur n’acquiert sur elles aucun droit, hormis ceux nécessaires à l’exécution du service.

11.2. Pendant toute la durée de l’abonnement, le Client peut, sans frais, télécharger ses documents et exporter ses données dans un format structuré et lisible par machine.

11.3. À la fin de l’abonnement, le Client conserve pendant trente jours un accès en lecture et la faculté d’exporter ses données. Ce délai est prolongé de trente jours sur simple demande. Aucun frais de changement de fournisseur n’est réclamé.

11.4. À l’expiration de ce délai, l’Éditeur supprime les Données du Client dans les trente jours, sauf obligation légale de conservation. Les copies de sauvegarde sont effacées au fil de leur rotation normale.

11.5. L’accès que le Client ouvre à son expert-comptable relève de leur relation. L’Éditeur n’en modifie pas le périmètre sans instruction du Client.

11.6. Pour ses propres finalités, l’Éditeur agit en qualité de responsable du traitement, dans les conditions de sa politique de confidentialité. Pour les données qu’il traite pour le compte du Client, il agit en qualité de sous-traitant ; l’annexe 1 vaut convention au sens de l’article 28 du règlement (UE) 2016/679 et fait partie du contrat.

Article 12. Responsabilité

12.1. L’Éditeur exécute ses obligations avec la diligence d’un professionnel de son secteur. Il ne souscrit aucune obligation de résultat quant aux conséquences comptables, fiscales ou commerciales de l’usage de la plateforme.

12.2. La responsabilité totale de l’Éditeur, toutes causes confondues, est limitée par année contractuelle au plus élevé des deux montants suivants : les sommes hors TVA payées par le Client au cours des douze mois précédant le fait générateur, ou 2.500 €.

12.3. Ne sont pas indemnisés les dommages indirects, notamment la perte d’exploitation, de chiffre d’affaires, de clientèle ou de chance et l’atteinte à l’image, ni la perte de données lorsque le Client n’a pas fait usage de la faculté d’export de l’article 11.2.

12.4. Ces limitations ne s’appliquent pas en cas de dol ou de faute lourde, d’inexécution d’une obligation essentielle du contrat, ni d’atteinte à la vie ou à l’intégrité physique.

12.5. L’Éditeur est couvert par une assurance responsabilité civile professionnelle. Une attestation est remise au Client sur demande.

12.6. Aucune partie ne répond d’une inexécution due à un événement qui échappe à son contrôle raisonnable. La défaillance d’un sous-traitant de l’Éditeur ne constitue pas, à elle seule, un tel événement. Si l’empêchement dure plus de trente jours, chaque partie peut résilier sans indemnité ; la part d’abonnement payée et non courue est remboursée.

Article 13. Cabinets d’expertise comptable

13.1. Le prix de l’abonnement d’un Cabinet est fixé par devis, en fonction du nombre de dossiers sociétés, du nombre de collaborateurs et des programmes comptables raccordés. Il est adapté à chaque échéance selon l’évolution de ces paramètres. L’ajout d’un dossier en cours de période n’est pas facturé.

13.2. L’abonnement comprend la chaîne de production complète (bilan et annexes, affectation du résultat, procès-verbal d’assemblée, comptes annuels au format XBRL et déclaration à l’impôt des sociétés), le raccordement à Horus, WinBooks, Odoo et Yuki sans supplément, un espace par client du Cabinet, une vue sur l’ensemble de ses dossiers, un référent dédié, l’accompagnement au paramétrage et la migration du portefeuille.

13.3. Les données de chaque Cabinet sont cloisonnées ; aucun autre Cabinet ni aucun tiers n’y a accès. Le cabinet d’expertise comptable au sein duquel les modules ont été développés utilise la plateforme au même titre que tout autre Cabinet et n’a aucun accès aux données des autres Cabinets.

13.4. L’Éditeur s’interdit de démarcher les Clients Finaux d’un Cabinet pendant la durée du contrat et pendant les douze mois qui suivent. Cet engagement ne vise ni la commercialisation générale des suites, ni une entreprise qui s’adresse spontanément à l’Éditeur.

13.5. En cas de changement de contrôle de l’Éditeur au profit d’une personne exerçant une activité d’expertise comptable ou de conseil fiscal concurrente, le Cabinet peut résilier sans indemnité dans les trois mois de la notification de ce changement.

Article 14. Accès ouverts par un Cabinet à ses clients

14.1. Le Cabinet reste seul cocontractant de l’Éditeur et seul débiteur du prix. Il fixe le périmètre des accès de ses Clients Finaux ; l’Éditeur ne s’interpose pas dans leur relation.

14.2. Le Cabinet communique les présentes conditions à ses Clients Finaux et se porte fort du respect par ceux-ci des articles 9, 15 et 16. Il garantit disposer des habilitations nécessaires pour confier à l’Éditeur les données à caractère personnel qui les concernent.

14.3. Le Client Final bénéficie des articles 11 et 12 pour ses propres données, sans obligation de paiement. À la fin de son accès, il dispose de la période prévue à l’article 11.3.

14.4. Un Client Final peut souscrire un abonnement propre. Il devient alors Client au sens des présentes conditions.

Article 15. Confidentialité

15.1. Chaque partie traite comme confidentielle toute information non publique de l’autre dont elle a connaissance à l’occasion du contrat. Les Données du Client sont présumées confidentielles. Cette obligation dure pendant le contrat et cinq ans après son terme.

15.2. Le personnel de l’Éditeur n’accède au contenu du Client que pour l’exécution du service, la maintenance, la sécurité ou à la demande du Client.

15.3. Ne sont pas confidentielles les informations publiques, celles déjà connues de la partie qui les reçoit et celles dont la divulgation est imposée par la loi ou par une autorité.

Article 16. Propriété intellectuelle

16.1. La plateforme, les modules et leur documentation restent la propriété de l’Éditeur. Le Client dispose, pendant son abonnement, d’un droit d’utilisation personnel, non exclusif et non cessible, limité à sa formule et à son activité professionnelle.

16.2. Le Client s’interdit de reproduire, adapter, décompiler, revendre ou louer la plateforme, ou de la mettre à la disposition de tiers, hors les exceptions prévues par la loi.

16.3. L’Éditeur garantit le Client contre toute action d’un tiers fondée sur une atteinte à un droit de propriété intellectuelle du fait de la plateforme, à condition d’en être informé sans délai et de conduire la défense.

Article 17. Modification des conditions

L’Éditeur informe le Client par courriel de toute modification des présentes conditions au moins deux mois avant son entrée en vigueur. Le Client qui la refuse peut résilier sans frais avant cette date ; la part d’abonnement payée et non courue lui est remboursée. Une modification imposée par la loi entre en vigueur à la date que celle-ci prévoit. L’Éditeur conserve les versions successives des présentes conditions.

Article 18. Droit applicable et dispositions diverses

18.1. Les présentes conditions sont soumises au droit belge. En cas de différend, les parties recherchent une solution amiable pendant trente jours. À défaut, les juridictions de l’arrondissement judiciaire du Hainaut, division de Charleroi, sont seules compétentes.

18.2. La nullité d’une clause n’affecte pas les autres. Les parties la remplacent par une clause valable d’effet équivalent.

18.3. Le Client ne peut céder le contrat sans l’accord écrit de l’Éditeur. L’Éditeur peut le céder dans le cadre d’une réorganisation ou de la cession de son activité, moyennant information du Client.

18.4. Les notifications sont valablement faites par courriel aux adresses communiquées par les parties ou par courrier recommandé.

Annexe 1. Convention de sous-traitance (article 28 du règlement (UE) 2016/679)

La présente annexe régit les traitements de données à caractère personnel que l’Éditeur effectue pour le compte du Client. Le Client est responsable du traitement et l’Éditeur sous-traitant. Un Cabinet agit également pour le compte de ses Clients Finaux, dans les conditions de l’article 14.

1. Instructions. L’Éditeur traite les données uniquement sur instruction documentée du Client, que constituent les présentes conditions et l’usage des fonctionnalités de la plateforme. Il informe le Client s’il estime qu’une instruction viole la réglementation. Il ne traite les données à d’autres fins que si la loi l’y oblige.

2. Durée. La présente annexe s’applique de l’ouverture de l’accès d’essai à la suppression des données prévue à l’article 11.4.

3. Personnel. Les personnes autorisées à traiter les données sont soumises à une obligation de confidentialité et n’y accèdent que dans la mesure nécessaire au service.

4. Sécurité. L’Éditeur met en œuvre les mesures décrites à l’appendice B. Elles peuvent évoluer sans que le niveau de protection diminue. La gestion des habilitations des Utilisateurs et de leurs identifiants relève du Client.

5. Violations de données. L’Éditeur notifie au Client toute violation de données le concernant au plus tard quarante-huit heures après en avoir pris connaissance, avec les informations disponibles, et l’assiste dans ses propres obligations de notification.

6. Sous-traitants ultérieurs. Le Client autorise ceux listés à l’appendice C. Tout ajout ou remplacement lui est notifié trente jours à l’avance. En cas d’opposition motivée restée sans solution, le Client peut résilier sans frais et obtient le remboursement de la part payée et non courue. L’Éditeur impose à ses sous-traitants des obligations équivalentes et répond d’eux.

7. Assistance. L’Éditeur met à la disposition du Client les fonctionnalités nécessaires à l’exercice des droits des personnes concernées, lui transmet sans délai toute demande qu’il reçoit directement et l’assiste pour les obligations des articles 32 à 36 du règlement.

8. Audit. L’Éditeur fournit au Client les informations nécessaires pour démontrer le respect de la présente annexe. Le Client peut faire réaliser un audit par an, moyennant un préavis de trente jours, à ses frais sauf manquement substantiel constaté.

9. Localisation. Les données sont hébergées dans l’Espace économique européen et n’en sortent pas. Tout transfert futur serait notifié au préalable et encadré conformément au chapitre V du règlement.

10. Fin du traitement. À la fin du contrat, l’Éditeur restitue puis supprime les données selon l’article 11. Il tient le registre prévu à l’article 30, paragraphe 2, du règlement. Sa responsabilité est régie par l’article 12.

Appendice A. Description du traitement

Finalités : fournir au Client les fonctionnalités de ses modules, à savoir l’établissement et l’envoi de factures, la réception de documents structurés via le réseau Peppol, le dépôt et le classement de documents, et la production comptable et fiscale.

Personnes concernées : les Utilisateurs ; le personnel, les dirigeants et les associés du Client ; ses clients et fournisseurs ; pour un Cabinet, ses Clients Finaux et les mêmes personnes relatives à ceux-ci.

Données : identification et coordonnées ; données professionnelles ; identifiants et journaux de connexion ; données de facturation et bancaires ; rémunérations et documents sociaux, dont les fiches de paie ; données comptables et fiscales, dont les comptes courants d’associés ; contenu des documents déposés.

Catégories particulières : la plateforme n’est pas destinée au traitement des données visées à l’article 9 du règlement, sauf lorsqu’elles figurent incidemment dans un document social que le Client doit conserver.

Durée : celle de l’abonnement, augmentée des délais de l’article 11.

Lieu : Amazon Web Services EMEA SARL, 38 avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxembourg ; centres de données situés en Irlande.

Appendice B. Mesures de sécurité

Hébergement chez Amazon Web Services EMEA SARL dans des centres de données situés en Irlande.

Chiffrement des communications au moyen du protocole TLS.

Accès nominatifs protégés par mot de passe et habilitations limitées au nécessaire.

Cloisonnement logique des données entre Clients et entre Cabinets.

Sauvegardes automatiques régulières, conservées séparément des serveurs de production.

Application régulière des mises à jour de sécurité.

Accès du personnel de l’Éditeur limités au nécessaire et soumis à confidentialité.

Appendice C. Sous-traitants ultérieurs

Amazon Web Services EMEA SARL, Luxembourg : hébergement de la plateforme et des données, en Irlande.

Mailjet SAS, France : envoi des courriels de la plateforme.

Wolters Kluwer, Belgique : point d’accès Peppol certifié.

Aucun autre sous-traitant ultérieur n’intervient sur les données traitées pour le compte du Client.