Le classeur de l’entreprise, tout s’y retrouve.
Vos factures fournisseurs arrivent par Peppol, vous préparez leur paiement, elles partent chez votre expert-comptable. Le classeur conserve aussi vos contrats, vos assurances, vos fiches de paie et vos financements.
Vos factures fournisseurs, de la réception au traitement.
Elles arrivent directement
Vos fournisseurs raccordés à Peppol les envoient dans My.files, au format structuré.
Les autres aussi
Les autres envoient par courriel, ou vous déposez le document vous-même.
Ce qui reste à payer est visible
Fournisseur, échéance, montant : une facture reste en attente tant qu’elle n’est pas traitée.
Le paiement se prépare sans ressaisie
QR code pour une facture, fichier SEPA pour plusieurs. Selon votre cabinet, le rapprochement bancaire marque la facture payée.
Chaque document a sa place. Vous le retrouvez.
Les onglets suivent les étapes du traitement d’une pièce, pas des catégories de documents.
- En attente
- Tout document qui entre, jusqu’à ce que vous l’orientiez.
- Paiements
- Ce qui attend un règlement, classé par échéance.
- Comptabilité
- Les pièces transmises à votre expert-comptable, avec la date d’envoi.
- Espace personnel
- Contrats, fiches de paie, assurances, baux, financements : ce qu’on vous demande au bilan, lors d’un contrôle ou à la banque.
- Permanent
- Statuts, comptes annuels, documents officiels.
- La recherche
- Par nom, fournisseur, numéro de TVA, IBAN ou montant.
Trois questions qui reviennent souvent.
Comment votre expert-comptable reçoit vos pièces ?
Pièce par pièce, au moment où vous la traitez, quel que soit son programme comptable. S’il lui manque quelque chose, il vient le chercher lui-même.
Vous n’êtes pas concerné par l’obligation ?
Franchise, ASBL, professions exemptées : la réception s’enregistre sur votre numéro d’entreprise, sans numéro de TVA. Vous choisissez le moment.
Vous recevez déjà via Peppol ?
Un numéro d’entreprise n’a qu’un prestataire à la fois : il faut d’abord vous désinscrire chez le vôtre. Nous le faisons avec vous.
Pourquoi le classeur range par étape.
My.files vient d’un cabinet d’expertise comptable débordé par les pièces : reçues de partout, imprimées puis rescannées, transmises par paquets. D’où un classement selon ce qu’il faut faire de chaque pièce, et non par thème.
L’essai dure sept jours, sans carte bancaire.
My.files se met en place avec vos documents : dépôt, classement, transmission à votre expert-comptable. La réception Peppol s’ajoute ensuite, quand vous le décidez. Nous ouvrons votre accès sous un jour ouvrable.